Emprender es una aventura emocionante pero también llena de retos. Desde la gestión del tiempo hasta la organización de tareas, cada paso puede sentirse como una montaña rusa. Afortunadamente, vivimos en una era donde las herramientas digitales para emprendedores pueden ser nuestras aliadas perfectas.
Imagina tener un asistente personal disponible 24/7, que te ayude a manejar tus finanzas, a mantenerte en contacto con tu equipo y a no perder de vista tus objetivos. Estas herramientas están diseñadas para que cada emprendedor pueda enfocarse en lo que realmente importa: hacer crecer su proyecto.
En este artículo, veremos algunas de las mejores herramientas digitales que te ayudarán a optimizar tu tiempo, mejorar tu productividad y llevar tu negocio al siguiente nivel. Podrás apoyarte en ellas y hacer que tu esfuerzo marque la diferencia.
Qué son las herramientas digitales
Las herramientas digitales son aplicaciones, programas y plataformas online que se utilizan en dispositivos electrónicos, como ordenadores, tabletas y smartphones, para optimizar y automatizar tareas en diversos ámbitos.
Estas herramientas permiten a los usuarios realizar desde gestión de proyectos hasta complejas tareas de diseño, análisis de datos o marketing digital.
Algunas de las características más destacadas de las herramientas digitales incluyen la capacidad de mejorar la productividad, fomentar la colaboración en tiempo real y proporcionar acceso a datos y recursos desde cualquier lugar con conexión a internet.
Beneficios de usar herramientas digitales en tu negocio
Las herramientas digitales se han convertido en aliados indispensables para cualquier tipo de negocio. Incorporar estas herramientas en tu empresa puede ofrecerte múltiples beneficios que impactan directamente en la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de tu empresa.
A continuación, te presentamos algunos de los principales beneficios de utilizar herramientas digitales en tu negocio:
Automatización de procesos
Uno de los mayores beneficios de las herramientas digitales es la capacidad de automatizar tareas repetitivas y administrativas. Desde la gestión de inventarios hasta el envío de correos electrónicos, la automatización permite que tu equipo se concentre en tareas de mayor valor estratégico, lo que mejora la eficiencia operativa y reduce los errores humanos.
Mejora en la toma de decisiones
Las herramientas digitales, como los sistemas de análisis de datos, proporcionan información en tiempo real que es fundamental para tomar decisiones informadas. Estos datos te permiten identificar patrones, predecir tendencias y ajustar tus estrategias de negocio de manera ágil, lo que te otorga una ventaja competitiva en un mercado en constante cambio.
Aumento de la productividad
Al facilitar la colaboración y la comunicación entre equipos, las herramientas digitales contribuyen a un entorno de trabajo más eficiente. Plataformas como Asana o Google Workspace permiten que los empleados trabajen de manera más coordinada, sin importar su ubicación geográfica, lo que incrementa la productividad general del negocio.
Reducción de costos
La implementación de herramientas digitales puede ayudar a reducir costos operativos. Por ejemplo, el uso de software en la nube elimina la necesidad de costosos servidores físicos y reduce el gasto en mantenimiento. Además, la automatización disminuye la necesidad de recursos humanos adicionales, optimizando así los costos de mano de obra.
Mejora en la experiencia del cliente
Con herramientas digitales, puedes ofrecer una experiencia de cliente más personalizada y eficiente. Los CRM (Customer Relationship Management) te permiten gestionar y analizar las interacciones con tus clientes, mejorando la satisfacción y la fidelización. Además, las herramientas de marketing digital te ayudan a segmentar y llegar a tu público objetivo de manera más efectiva.
Flexibilidad y escalabilidad
Las herramientas digitales te permiten escalar tu negocio con facilidad. A medida que tu empresa crece, puedes adaptar y expandir tus herramientas sin necesidad de realizar grandes inversiones. Esta flexibilidad te permite responder rápidamente a las demandas del mercado y aprovechar nuevas oportunidades de negocio.
Acceso remoto y trabajo colaborativo
La digitalización ha eliminado las barreras geográficas, permitiendo que los equipos trabajen de manera remota y colaboren en tiempo real. Esto no solo facilita el acceso al talento global, sino que también ofrece la posibilidad de mantener la continuidad del negocio en situaciones imprevistas, como desastres naturales o pandemias.
Incorporar herramientas digitales en tu negocio no solo optimiza las operaciones actuales, sino que también prepara a tu empresa para enfrentar los desafíos futuros. Aprovechar estas tecnologías puede ser la clave para lograr un crecimiento sostenible y mantener una ventaja competitiva en el mercado.
Herramientas digitales para emprendedores y empresas
Cuando decidimos crear nuestro propio negocio para ofrecer servicios de diseño web estratégico y branding, nos llevó algún tiempo encontrar el modo de encajar todas las piezas para poder llegar a todo.
La única forma de conseguirlo es siendo más productivo y eficiente con tu tiempo. Y, para eso, necesitas planificar, organizar y agilizar los procesos. Cuanto más empeño pongas en estas tres claves, mejores serán los resultados.
Afortunadamente, existen muchas soluciones que te ayudan a ello y te hacen la vida más fácil. Así que, ¿por qué no utilizarlas y aprovechar todas sus ventajas?
Después de haber probado distintas herramientas para emprendedores y haber valorado sus pros y su contras, en esta lista te presentamos las mejores (al menos para nosotros).
Si hubiéramos conocido todas estas herramientas digitales en nuestros inicios, estamos segurísimos de que todo habría resultado mucho más sencillo. Pues nos habríamos ahorrado muchos dolores de cabeza y, sobre todo, mucho, mucho tiempo.
Y para ayudarte a que tú no pierdas el tuyo, aquí te traemos las 10 herramientas digitales más efectivas para optimizar tu tiempo y tu negocio.
¿Quieres saber cuáles son?
1. Asana
Asana es un gestor de tareas que rápidamente se convirtió en una herramienta digital indispensable para nosotros.
Con ella puedes gestionar proyectos, asignar tareas, hacer un seguimiento del estado de cada proceso… Y, en definitiva, estar al día de todo lo que sucede en tu negocio y, más importante aún, de todo lo que quieres que ocurra en el futuro.
Puedes organizar toda esa información por departamentos, personas o proyectos para que tanto tú como el resto de implicados sepan exactamente lo que tienen que hacer, cómo y cuándo.
Y, en caso de duda, para evitar cadenas de correos interminables, es posible agregar comentarios en cada una de las tareas para que todo quede controlado, centralizado y solucionado al instante.
Todo esto resulta especialmente útil (y esto es lo mejor de esta herramienta para emprendedores) para el proceso de onboarding tanto de nuevos clientes como de colaboradores.
Y es que, una vez creada la plantilla de integración, únicamente tendrás que duplicarla y personalizarla con cuatro toques (cambio de nombre y enlaces a los documentos pertinentes en caso de que sean distintos cada vez) para compartirla con el recién llegado y empezar a trabajar.
¿No es genial?
2. ActiveCampaign
Para vender por Internet, necesitarás (entre otras muchas cosas) poner en marcha una estrategia de email marketing porque es lo que te ayudará a estrechar lazos con tus potenciales clientes y a hacer crecer tu comunidad con personas cualificadas e interesadas en los servicios y productos que ofreces.
Y, para conseguir todos esos objetivos con el menor esfuerzo posible, para nosotros no hay duda de que la solución es ActiveCampaign. Porque ActiveCampaign es la mejor herramienta de email marketing para automatizar tus ventas. Y la razón es muy sencilla.
A día de hoy, no hay ningún otro proveedor de email marketing que te permita automatizar y personalizar el envío de correos electrónicos con tanta precisión.
¿Y qué consigues al automatizar tus correos?
Pues, por un lado, te olvidas de tener que hacer envíos de forma manual cada vez que alguien descarga tu lead magnet o se suscribe a tu Newsletter, por ejemplo. Y, por otro, la herramienta trabaja por sí misma y segmenta a tu audiencia en función de sus intereses, su comportamiento y su forma de interactuar con tu página y con los correos que les envías.
¿Sabes lo que eso significa? Que puedes conocer en gran profundidad a tus potenciales clientes y atacar en el momento preciso sin necesidad de invertir demasiado tiempo en ello.
Para contratarla tendrás que hacer una pequeña inversión. Eso sí. Pero nada comparado con los grandes beneficios que obtendrás para tu negocio gracias a una herramienta digital tan potente como esta.
3. Boardmix
Es una herramienta de colaboración visual que permite a los emprendedores y sus equipos trabajar juntos en tiempo real desde cualquier lugar del mundo. Similar a un tablero blanco digital, Boardmix permite a los usuarios dibujar, escribir, organizar ideas, y crear diagramas de flujo.
Esta herramienta es especialmente útil en etapas de brainstorming, planificación de proyectos o diseño de estrategias, donde la visualización y la colaboración son clave para generar ideas innovadoras. Con Boardmix, los emprendedores pueden capturar todas las ideas y organizar la información de manera clara y estructurada, lo que facilita la toma de decisiones informada.
Además, Boardmix se integra con otras herramientas como Google Drive y Slack, lo que permite a los usuarios importar documentos y compartir los tableros directamente con otros equipos o partes interesadas. Esta flexibilidad la convierte en una herramienta esencial para emprendedores que necesitan colaborar de manera efectiva en un entorno digital.
4. Calendly
Y si hablamos de organizar tu agenda y optimizar tu tiempo, Calendly es otra de las herramientas digitales para emprendedores más interesantes.
Calendly es un software que permite programar reuniones de una forma muy cómoda tanto para ti como para la persona interesada en hablar contigo.
¿Cómo funciona? Es muy fácil.
Una vez que configures en tu calendario tus preferencias y disponibilidad para reuniones, podrás compartirlo mediante enlace con quien quieras o integrarlo en tu página web.
De este modo, la persona interesada en hablar contigo podrá seleccionar directamente en el calendario el día y la hora que le viene bien sin necesidad de enviar 200 correos para poneros de acuerdo. Seguro que te suena esto:
—El miércoles a las 18.00 h no me viene bien. ¿Podría ser mejor a las 20.00 h?
—¡Vaya! Justo a esa hora tengo otra reunión. ¿Nos vemos el jueves a esa misma hora?
—Ay, pues no va a poder ser… ¿Qué tal el viernes?
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Y así hasta el infinito…
Pues con Calendly se acabarán este tipo de historias. Porque a medida que vayan agendando reuniones, esos huecos se irán bloqueando para que nunca puedan programarse dos reuniones a la misma hora.
Esto hará que te sea mucho más fácil administrar tu tiempo, concentrar todas tus reuniones en el horario que prefieras y evitar tener que estar mirando la agenda cada vez que alguien quiere concretar una sesión contigo.
5. Canva
Canva es una herramienta de diseño gráfico que permite a los emprendedores crear contenido visual atractivo sin necesidad de tener conocimientos avanzados en diseño. Con una amplia gama de plantillas personalizables, Canva facilita la creación de gráficos para redes sociales, presentaciones, infografías, y mucho más.
Una de las mayores ventajas de Canva es su facilidad de uso. La plataforma ofrece una interfaz intuitiva de arrastrar y soltar, lo que permite a cualquier persona crear diseños de alta calidad en cuestión de minutos, sin depender de un diseñador gráfico.
Además, Canva permite la colaboración en equipo, lo que facilita la revisión y edición conjunta de los diseños. La integración con plataformas como Google Drive permite un fácil acceso y almacenamiento de los archivos.
6. Google Analytics
Google Analytics ofrece información detallada sobre el tráfico del sitio web, el comportamiento de los usuarios, y las conversiones, lo que permite a los emprendedores tomar decisiones informadas basadas en datos reales.
Search Console, por otro lado, se centra en el rendimiento del sitio en los motores de búsqueda. Proporciona información sobre las palabras clave que atraen tráfico, los errores de rastreo, y la indexación, lo que ayuda a los emprendedores a mejorar la visibilidad de su sitio web en Google. Juntas, estas herramientas proporcionan una visión integral del estado de salud del sitio y su rendimiento en el entorno digital.
La combinación de Google Analytics y Search Console permite a los emprendedores no solo monitorear, sino también optimizar sus estrategias de SEO y marketing digital. Al identificar áreas de mejora y entender cómo los usuarios interactúan con el sitio, los emprendedores pueden realizar ajustes estratégicos que impulsan el crecimiento y la conversión.
7. Google Chat
Google Chat es una herramienta de comunicación que permite a los emprendedores mantenerse conectados con su equipo de manera eficiente. Con la capacidad de enviar mensajes instantáneos, crear salas de chat temáticas y realizar videollamadas, Google Chat facilita la colaboración en tiempo real, independientemente de la ubicación de los miembros del equipo.
Una de las principales ventajas de Google Chat es su integración con otras herramientas de Google Workspace, como Google Drive, Calendar, y Docs. Esto permite a los usuarios compartir documentos, programar reuniones y colaborar en proyectos directamente desde la plataforma, lo que mejora la productividad y reduce el tiempo dedicado a cambiar entre aplicaciones.
Para los emprendedores, Google Chat es especialmente útil para mantener una comunicación fluida con su equipo, compartir actualizaciones rápidas y resolver problemas en tiempo real. Su simplicidad y capacidad de integración la convierten en una herramienta ideal para gestionar equipos remotos y mantener el flujo de trabajo sin interrupciones.
8. Google Drive
Google Drive es una solución de almacenamiento en la nube que permite a los emprendedores almacenar, acceder y compartir archivos con su equipo y clientes desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
También facilita la colaboración en tiempo real. Los usuarios pueden compartir archivos con otros miembros del equipo, otorgar permisos de edición o visualización, y trabajar juntos en documentos sin necesidad de enviarlos por correo electrónico.
Con 15 GB de almacenamiento gratuito y opciones de ampliación de capacidad, Google Drive ofrece un espacio seguro y accesible para documentos, hojas de cálculo, presentaciones y más.
Otra ventaja de Google Drive es su integración con otras herramientas de Google, como Docs, Sheets, y Slides, lo que permite a los emprendedores crear y editar documentos directamente en la plataforma.
9. Loom
Aparte de las reuniones, seguro que necesitarás grabar vídeos en otras ocasiones para explicar ciertas cosas que te llevarían horas si lo hicieras por escrito. En esos casos, la salvación es Loom.
Una herramienta digital con la que podrás grabar vídeos de la pantalla de tu ordenador de una forma rápida, súper sencilla y sin ocupar espacio en tu disco duro. Porque los vídeos se suben directamente a la nube y puedes compartirlos al instante mediante enlace.
Es una herramienta tremendamente útil que te ayudará a ahorrar tiempo a la hora de aclarar o indicar determinadas cuestiones tanto a tus clientes como a tus colaboradores o alumnos (si además eres infoproductor).
Y lo mejor es que, al apoyarte en la imagen que aparece en la pantalla de tu PC, puedes mostrar con todo lujo de detalles lo que quieres que vean. De manera que la explicación resulta mucho más clara para el que la recibe.
Además, como el vídeo se queda registrado, puedes compartirlo tantas veces como sea necesario sin necesidad de repetir lo mismo mil veces.
A nosotros nos viene genial para muchas cosas como, por ejemplo, explicar cómo utilizar Asana cuando alguien llega nuevo y no sabe por dónde empezar con otra de nuestras herramientas para negocios preferidas. 😉
10. Metricool
Metricool es otro de nuestros grandes descubrimientos. Aunque existen otras herramientas digitales para analizar, hacer seguimiento y medir el éxito de tus contenidos online y redes, esta es la más completa.
Entre otras razones porque te permite tenerlo todo todito todo en un mismo lugar.
Con Metricool puedes:
- Monitorizar tu web y tu blog para saber desde dónde te leen, qué páginas son las más visitadas y desde qué dispositivos acceden a tu web.
- Organizar y planificar tu estrategia en redes sociales, programando tus publicaciones y seleccionando las mejores horas según la conexión de tu audiencia.
- Analizar tu rendimiento en redes sociales con datos detallados sobre el crecimiento de tu comunidad y el interés que despiertan tus publicaciones, pero también las de tu competencia. Muy útil para sacar nuevas ideas, ¿no crees? 😉
- Seguir paso a paso el rendimiento de tus campañas de publicidad online.
11. Quaderno
Sin duda alguna, una de las tareas más odiadas por la mayoría de los emprendedores es la contabilidad. Algo que, aunque no te guste, sabes que es primordial para cumplir con las obligaciones fiscales de tu negocio y evitar problemas con Hacienda. ¿Y quién quiere problemas con esa gente?
Quaderno te ayuda a olvidarte de tus impuestos con la tranquilidad de saber que está todo controlado y que no estás cometiendo ninguna infracción. Pues, al integrarse directamente con tu procesador de pagos o carrito de la compra, él solito se encarga de importar tus datos para gestionar el IVA por ti.
Además, también te será súper útil para la gestión de tus facturas a través de un montón de funciones que te ayudarán a agilizar los trámites sin necesidad de estar pendiente de ellos a todas horas.
12. ThriveCart
Y, hablando de pagos, está claro que para poder cobrar desde tu web, necesitarás una herramienta digital potente y segura, ¿no?
Para nosotros, no hay duda de que ThriveCart es la mejor herramienta de cobro online para tu negocio por diferentes razones:
- Mejora las conversiones dentro del proceso de finalización de compra porque dispone de muchas cualidades para que el cliente confíe en su fiabilidad. Y ya sabes que la seguridad y la confianza son decisivas a la hora de realizar el pago.
- Permite conseguir un mayor número de ventas mejorando así los ingresos.
- Se integra perfectamente en WordPress.
- Permite implementar técnicas de venta profesionales y avanzadas como, por ejemplo, mostrar una oferta adicional al producto antes de tramitar el pago. Algo así como la cajera que te pone delante los productos que están de promoción mientras pasas por caja. Te suena, ¿verdad?
Si no tienes un sistema de cobro online seguro o el que tienes no te convence porque no convierte, te recomendamos que (al menos) analices los pros de una herramienta digital como esta.
Además, si contratas ThriveCart desde este enlace, podrás disfrutar de una oferta limitada más que interesante para tu negocio. Por cortesía de IdeandoAzul. 😉
13. Toggl
Toggl es otra de las herramientas para el emprendedor que quiera ser más productivo y esté obsesionado con la eficiencia. Así que, si eres de los que se preocupa por saber constantemente el tiempo que inviertes en cada proyecto para medir la rentabilidad de tu trabajo, te encantará.
La verdad es que es una herramienta muy práctica para controlar el tiempo que dedicas a cada una de tus tareas, lo que te ayudará a detectar en qué puntos es necesario aplicarte más a fondo para repartir mejor tu jornada laboral.
El funcionamiento es muy sencillo. Toggl cuenta con un cronómetro que se activa con solo darle al play y se para en el momento que tú desees. La gracia es que puedes crear distintas categorías (por proyectos, por clientes o por tareas específicas) para calcular el tiempo que inviertes en cada una de tus acciones.
Parece mentira pero lo cierto es que cuando inicias el cronómetro y sabes que tienes que estar pendiente de una única cosa, consigues mantener el foco y evitar distracciones y saltos de una tarea a otra.
14. Zapier
Zapier es una herramienta de automatización que permite a los emprendedores conectar diferentes aplicaciones y automatizar flujos de trabajo sin necesidad de programar. Con Zapier, los usuarios pueden crear “Zaps”, que son automatizaciones que realizan acciones específicas cuando se cumplen ciertas condiciones, como enviar un correo electrónico cuando se recibe un nuevo cliente en el CRM.
La principal ventaja de Zapier es su capacidad de integrarse con más de 2,000 aplicaciones, como Slack, Gmail, y Trello, lo que permite a los emprendedores automatizar una amplia variedad de tareas y procesos. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores humanos, permitiendo a los emprendedores concentrarse en actividades más estratégicas.
Además, Zapier ofrece una interfaz fácil de usar, lo que facilita la creación y gestión de automatizaciones, incluso para aquellos que no tienen experiencia técnica. Esta capacidad de simplificar y automatizar procesos convierte a Zapier en una herramienta esencial para cualquier emprendedor que busque optimizar su flujo de trabajo y aumentar la eficiencia operativa.
15. Zoom
Si todas esas reuniones se realizan por videoconferencia, la mejor herramienta digital que puedes utilizar es Zoom. En su versión gratuita, puedes hacer reuniones 1 a 1 sin límites de tiempo y con un máximo de 40 minutos para grupos de hasta 100 participantes.
Para extender su duración, tendrás que contratar uno de sus planes, que varían en función del número de asistentes. Esto tendrás que valorarlo según cuáles sean tus necesidades pero si realizas webinars a menudo, yo que tú ni me lo pensaba.
Zoom es la mejor herramienta digital para reuniones porque es la que ofrece la mejor calidad de imagen y sonido. Además de otras funcionalidades muy útiles y eficaces para compartir pantalla, grabar las sesiones y administrar el turno de palabra para que ni tus reuniones ni tus webinars en directo parezcan un gallinero.
¿Qué herramientas digitales utilizar?
Aparte de las que aparecen en esta lista, existen tropecientas mil herramientas digitales para gestionar mejor tu tiempo y tu negocio.
Utilizar unas u otras dependerá de tus necesidades y de tus preferencias.
Pero lo que está claro es que todo emprendedor digital necesita apoyarse en este tipo de herramientas y softwares para ganar tiempo y, lo más importante, calidad de vida. Pues todos sabemos que acaba siendo un peñazo (y perjudicial para la salud) perder más horas de las necesarias haciendo ciertas cosas que no te motivan o no te gustan en absoluto.
Y como se trata de ahorrar tiempo y en probar herramientas también se pierden horas (muchas más de las que imaginas), esperamos haberte ayudado con esta lista de las 15 herramientas digitales indispensables para cualquier negocio online.
Es evidente que lo que le funciona a unos no sirve para otros. Pero sí podemos asegurarte que a nosotros son las que mejores resultados nos han dado.
Porque estas 10 son las que realmente nos han ayudado a gestionar mejor nuestro tiempo y nuestro negocio para poder mantener el foco en lo verdaderamente importante: vender y responder a las necesidades de nuestros clientes.
Y ahora dinos, ¿qué herramientas digitales utilizas tú en tu negocio? ¿Crees que se nos ha olvidado alguna importante? 🤔
